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这就是美国陆军如何跟踪其资产

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美国最大的陆军基地之一是如何成功追踪基地资产的

美国军队必须跟踪很多资产。有飞机和导弹,枪支,基本IT设备和计算机等大型票材。它并不总是容易的。2014年,据报道,国防部的督察将军2013年审计署表示,401人的陆战队支持旅“没有及时报告15,​​600件丢失的设备,价值约为419.5万美元。”一种路透社的长期调查报告已发现五角大楼有许多挑战,有效地管理和跟踪其资产和经常“上它并不需要新的供应和储存他人之长过时的花钱。”但这对堡垒堡垒的资产是最大的美国职位之一的问题。他们投入了资产管理最佳实践,以确保他们始终知道其资产的状态。但是,这并不总是如此。在实施之前18luck新利安卓客户端WASP Mobileaset.,基础使用的手动系统是耗时的,容易出错,而不是实时更新。

5频繁的资产管理失误

案例研究 - 图像FT-罩许多组织依赖于充满陷阱的日期手动资产管理技术。使用电子表格和书面资产管理系统的公司和政府机构具有许多同样的错误:1. 使用人输入数据-手动输入数据时会有错误,它们将是昂贵的,它是不可避免的。2. 在电子表格或静态数据库中跟踪资产,如访问 -跟踪资产在静态数据库中未实时更新,这意味着您从未真正知道您的数据库是否最新,如果资产是您认为的位置。3. 不要计算资产折旧-使用手动系统跟踪资产使得随着时间的推移并跟踪他们的老化和折旧更难以追踪它们能否成为降低成本、减少纳税义务的重要途径4. 依靠一到两个人来跟踪资产当一个小团队或个人是唯一有权获得资产数据库的人,欺诈风险大大增加,扩大组织的能力并带来新人的能力。5. 不要跟踪用户问责制 -对于像Excel或Access这样的手动资产跟踪系统,几乎不可能跟踪谁做了哪些更改,这使得让员工和用户为错误或问题负责变得困难。

敞篷堡如何用于跟踪资产

帽堡使用1000个IT资产,如服务器,计算机,网络交换机等,在德克萨斯州Fort Bliss的基础上的八个建筑物上,三个地点;俄克拉荷马州堡垒;和白色的沙子,新墨西哥州。每年,必须退休和新装备在此不断移动的资产池中部署。此外,基础需要跟踪IT经理和外部检查员的每个资产类型,数量和地点,每年发生多次。这就是美国陆军如何跟踪其资产“基地IT设备的财产经理Terry French表示,持续需要与我们的IT资产相关的信息。“美国政府要求为美国分配的财产的问责制。”试图跟踪沃德堡的资产,法国人用手写下序列和型号然后将信息输入Access数据库,这是一种保证一定程度的人为错误的方法。在审计时,French需要物理定位一个资产,看它是否与他的数据库相对应,他没有办法知道数据库是否真的是最新的。“这是一个耗时而繁琐的过程,”弗兰奇说。此外,Access数据库在被要求提供有效报告的时候根本就没有被设计出来。我厌倦了每周浪费的时间和错误。”

资产管理掌握5步骤

1. 为您的需求查找最佳资产管理系统-在选择资产管理系统之前评估您的组织的需求和长期目标以及系统的功能至关重要。2. 使用基于自动条形码的技术来标记和跟踪资产 - 条形码技术的发展提高识别资产或库存的效率,并降低人为错误的潜力。18新利登录官网3. 跟踪资产的年龄,以准确报告其当前价值使用复杂的资产管理系统允许您轻松跟踪资产,因为它们的年龄并贬值并准确地评估其当前值。4.创建实时更新的集中式数据库- 如果它无法真正告诉您资产在哪里,资产跟踪系统并不好。一个集中式数据库,该数据库是实时更新的,允许您在审计师来临或报告时进行自信,并且确保您在需要时始终可以找到资产。5. 跟踪用户确保问责制 -使用跟踪用户的系统可以使组织追究人们对其错误的责任,并减少欺诈风险。

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为什么胡德堡现在受到资产管理不善的保护

一旦发现手动系统不起作用,弗伦奇就开始研究替代方案。听到后新利luck18网址备用他很高兴地发现它有广泛的功能,更高兴的是它在他的预算之内。使用移动资产,法国和他的团队可以轻松跟踪和管理宝贵的公司资产,进行审计并立即访问并创建管理报告。使用WASP条形码扫描仪扫描资产现有的条形码标签允许法语即时更新其资产数据库,而不会有可能的错18luck新利安卓客户端新利luck18网址备用误。MobileAset还使法语更容易处理老化资产,必须报告项目值及其历史的过程。“在过去,这几乎是不可能的,”法国人说“我真的不知道应该消除哪些资产,因为这些物品没有准确的会计。What’s more, I didn't know when they were purchased, how much they were worth at the time of purchase, or how much they were worth now.”“This process is an easy, slick and foolproof method for recording an asset’s serial number and model number using barcodes,” French said. “In the past, when I received new equipment, it took up to an hour to manually record all of the information. Now, that time has been reduced to less than 15 minutes.”

“我们有比以往任何时候都更好的信息,加上我们正在浪费数万美元的浪费时间和努力,”法国人说。


至于审计对于任何组织来说,这都是一项艰巨的任务,尤其是像胡德堡这么大的组织。弗兰奇说:“我们比以往任何时候都有更好的信息,而且我们还节省了因浪费时间和精力而产生的数万美元。”“我估计,仅减少现场审计一项,我们就节省了相当于3万美元的时间。我真的不知道没有像MobileAsset这样的东西,任何政府财产经理如何运作。它简化了我的生活。”拥有一个专门的资产管理跟踪系统将如何帮助您的公司不仅保持准确的资产记录,而且它还将如何节省时间,当需要时找到资产?