18luck新利安卓客户端新利luck18网址备用黄蜂条码技术:条码解决方案人员

资产管理公司呼吁服务和保护达拉斯市

资产管理公司呼吁服务和保护达拉斯市全国各地的城镇、城市、县和州需要跟踪大量的设备。从像消防车和警车这样的高价物品,到像移动电脑和平板电脑这样的小资产,每个市政当局都需要知道保护市民所需的数千件设备的下落和状况。记录所有这些并不容易。2014年,在德克萨斯州伊达尔戈县,一项对警长办公室的审计发现,5431人中有1884人死亡资产是失踪其中有24件武器和25辆车辆下落不明。最近在帕洛阿尔托的一个审计师发现重大问题与城市的资产管理。今年3月,密歇根州弗林特市警察局承认,在警察局发现的22支失踪枪支是由于可怜的记录。然而,并非每个城市的资产管理都不及格。例如,达拉斯市的政府间事务部因其通过而得到承认资产管理最佳实践跟踪它为纽约市应急管理办公室(Office of Emergency Management)以及警察、消防、it和水务部门监控的1,500万美元资产。但情况并非总是如此。在他们开始使用之前资产跟踪软件和执行资产管理最佳做法,该部有一个分散的手工系统,费时且容易出错。

常见的资产跟踪错误

尽管有效的资产跟踪很重要,尤其是当涉及到审计准备和跟踪赠款资助的资产,许多组织未能实施资产跟踪最佳实践,包括一个自动资产跟踪系统。事实上,当涉及到资产跟踪时,许多政府部门、市政当局、学校和中小型企业都面临着类似的问题,特别是当他们试图使用手动系统时。1. 手工数据输入-许多组织从基于纸张或优秀的系统开始跟踪资产。这两种方法都需要手工输入数据,这既耗时又容易出错。2. 分散和静态当你让不同部门或单位的不同人员以各自的方式跟踪自己的资产时,将很难同步记录,你将永远不可能实时知道资产在哪里。3. 缺乏责任感- Excel和基于纸张的系统不能识别用户,很难知道谁在什么时候输入了什么。这使得追踪错误和资产变得更加困难。4. 一个人承担了太多的责任-如果只有一个人负责跟踪资产和保存记录,就会增加欺诈的风险。这也使得如果现有员工离职,将资产管理工作转移给新员工变得困难。

相关文章:固定资产清单软件的最佳实践18新利登录官网

达拉斯市的资产追踪系统需要升级

在采用自动流动资产跟踪系统之前,达拉斯政府间事务部使用分散的方法来跟踪资产。每个接收设备的单位负责维护资产记录维护记录,并跟踪哪些员工签入和签出物品。然而,当需要进行授权所需的库存检查时,手动流程不起作用。18新利登录官网“每两年,每个单位都需要清点所有18新利登录官网拨款项目然后发给我们,让我们编制资产报告。我们发现,我们花更多的时间来填补空缺,以确保所有设备都已清点,而不是实际分析报告,”达拉斯政府间服务部基金分析师Dina Colarossi说。在年度审计期间,情况只会变得更糟。每个单位必须尽快编写报告,但由于系统效率低下,这一过程可能需要两周多的时间。

有效资产管理的关键

1. 集中、实时的资产跟踪-有一个集中的资产数据库,实时更新,可访问多个用户,允许来自不同部门的人一起跟踪他们的所有资产,总是知道资产的确切位置。它减少了欺诈的可能性,也使该系统易于过渡到新员工。2. 自动数据输入-使用条形码扫描仪和条形码系统进行自动数据输入,消除了人为错误的可能性,大大减少了输入资产跟踪数据所需的时间。3. 可定制的记录保存和报告-有一个系统,满足你的组织需要和它需要的报告类型是至关重要的。使用资产跟踪系统的主要原因之一是能够快速执行审计或创建资产状态报告。4. 可伸缩的系统-你想成长,你想让你的资产管理系统与你一起成长。有效的资产管理系统可以合并新的部门和资产,并根据您的需求进行增长。

达拉斯如何实施有效的资产管理

资产管理软件-城市达拉斯
当科洛罗西意识到她需要改变时,她开始了寻找自动化资产管理系统。政府间事务部最终选择和部署了专业软件以及条码标签打印机和移动电脑来扫描资产。从手持无线电到装甲车和移动指挥中心,每一项拨款资助的资产都被赋予了条形码。政府间事务部一直在使用Wasp18luck新利安卓客户端MobileAsset不到三年的时间。

“自从部署Wasp的解决方案以来,18luck新利安卓客户端我们追踪资产的方式发生了巨大变化,”Colarossi表示。


Colarossi和她的团队发现资产管理系统的最大好处是易于创建报告,特别是在面临审计时。该部门在工时方面节省了大量时间。“在MobileAsset之前,为审计制作一份完整的资产报告需要两周时间,现在需要一到两天。由于我们还能够将文件附加到Wasp中的项目中,所以我们现在有了审计人员可能需要的任何记录。18luck新利安卓客户端“手工追踪资产是一个效率低下的系统,它影响了我们管理拨款的整个方式,”Colarossi说。“现在,我们的资产集中了,每个人都联系在一起。我们的整个过程已经转变,而且进展顺利。”该部门的资产现在已经入账,需要时可以随时找到。这给达拉斯市提供了他们所需要的工具,为依赖他们的社区和公民服务。资产管理系统如何使您的公司更容易地进行格兰特报告?将来申请新奖助金会有什么帮助?